Aktiviteter och övningar som stärker måltidsverksamhetens beredskap

Förskola • Grundskola • Gymnasium • Äldreomsorg • Stockholms län

Måltidsverksamheten har arbetat fram ett koncept med aktiviteter och övningar som genomförs ihop med personalen – som en förberedelse för att klara olika typer av störningar.

Vårt mål

Att säkerställa att verksamheten fungerar även vid störning. Att säkerställa kontinuitetsplanering och att stärka beredskapen.

Så gjorde vi

Bakgrund: I Vallentuna leds varje kök leds av en kökschef som tar fram sin egen meny, kan sin verksamhet och känner målgruppen/matgästerna. Kökschefen behöver inte vänta på ett direktiv utan ska lösa uppkomna situationer utifrån det som finns tillhanda. Alla medarbetare är dessutom anställda vid kostenheten, inte i ett specifikt kök. Det minskar sårbarheten om personalen inte endast kan ett kök utan kan flytta runt bland köken i organisationen.

Vårt arbetssätt: Kostchefen har varje vecka arbetsmöten med kökscheferna och beredskap är en återkommande fråga som tas upp. Konceptet som tagits fram för komma igång med beredskapsarbetet bygger på en serie av aktiviteter och övningar.

Uppstart på arbetsmöte om beredskap

För att komma igång med övningarna startar vi med att i en liten grupp visa filmerna (se nedan). De ger ett sammanhang och visar på det ansvar som måltidsverksamheten har. Efteråt diskuterar vi det vi lärt oss av filmerna. Vi har också tips på läsanvisningar för de som vill fördjupa sig.

Filmer på Youtube

Filmerna är från MSB, Myndighetens för samhällsskydd och beredskap:

Läsanvisningar

Livsmedelsverkets Beredskapshandbok för offentliga måltider. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Livsmedelsverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, och Energimyndighetens webbplatser.
Information på friluftsorganisationers och frivilligorganisationers webbplatser, exempelvis om friluftsmatlagning.

Övning 1

Fundera över kärnuppdrag och kartlägga verksamhetens kritiska beroenden.

På bilden syns en tankekarta. I en cirkel i mitten står orden "vårt uppdrag i ord". I cirklar runt omkring är det utskrivna frågetecken.

Att tillsammans rita en tankekarta är en övning för att reflektera kring måltidsverksamhetens kärnuppdrag och beroenden.

I tankekartans mitt står det Mat på tallriken. I cirklar runtomkring står det: Personal, livsmedel, lokaler och utrustning, kommunikation/IT/tele, el.

Så här kan resultatet av övningen se ut.

Övning 2

Arbeta med ett kritiskt beroende i taget och kartlägg hur verksamheten kan skapa motståndskraft och klara av en påverkan på beroendet.

Tankekarta är en bra metod även för att kartlägga olika åtgärder.

Övning 3-5 teoretisk övning - ett bortfall av kritiskt beroende

Övning vatten, scenario 1

Kökschef får information sent onsdag kväll om en större vattenläcka som påverkar vattenförsörjningen till ett skolkök.
Beskriv steg för steg vad kökschef gör för att säkerställa att verksamheten kan fortsätta som vanligt även utan vatten.

Övning vatten, scenario två

Kökschef upptäcker att det inte är något vatten i kranen på morgonen när arbetet ska starta upp i köket.
Beskriv steg för steg vad kökschef ska göra för att säkerställa att verksamheten kan fortsätta som vanligt.

Övning Torka och livsmedelsbrist

Planera för att upprätthålla verksamheten så länge som möjligt utan leverans.
Ta fram en tre-veckors meny bestående av livsmedel som kan förvaras i rumstemperatur och som kan tillagas energisnålt och vattensnålt.
Utgångspunkten är att ett livsmedelslager ska vara rullande och konstant, det vill säga bestå av livsmedel som används i daglig verksamhet och som byts ut och fylls på löpande.

Praktisk övning i bortfall av flera kritiska beroenden

Påverkan på el-, vatten- och livsmedelsleverans. 3 timmars övning. Genomförs i kommunens krisberedskapskök.

Bakgrund:

En ”lekledare” ger ut uppdrag och händelsebeskrivning. En observatör dokumenterar. Kökschef och kökspersonal övar.
Scenario: Kraftig snöstorm och oväder, med påverkan på eltillförseln och transporter. Vatten kommer att påverkas. Avlopp kommer påverkas.

Kökschefs uppdrag:

Kommunikation och relevant information till kostchef, rektor.
Skapa uthållighet eftersom läget är ovisst.
Bedöma ransonering av mat och vatten så maten räcker så länge som möjligt.
Fokusera på att upprätthålla sin verksamhet under längre tid under mycket osäkra förhållanden.
Välja alternativa matlagningsmetoder, begära stöd i alternativa transporter.

Samarbeten

Beredskapsarbetet kräver intern samverkan i kommunen, men även externa samarbeten med exempelvis grossist och leverantörer.

Vi har valt att dela upp vår varukorg av livsmedel i flera, där färskt kött är en enskild. Det har möjliggjort att vi kan ha avtal med både mindre lokala leverantörer och större grossister. Även det är en styrka i beredskap.

Resultat

Aktiviteterna och övningarna leder till diskussion och reflektion i personalgrupper som ger ökad medvetenhet och förändrat beteende kring kris. Arbetet leder i slutänden fram till:

Reservrutin/kontinuitetsplan
Inköpslista
Kvarstående frågor
Ökad medvetenhet

Måltidsverksamheten har till exempel köpt in en kokspis som kan eldas med kol, olja eller ved. Alla mottagningskök har två dagars livsmedelslager. Vi har också kunnat lägga till en rutin för specialkost.

Två olika störningar inträffade i vintras där vi fick kvitto på att vårt beredskapsarbete har givit resultat. Det handlade om förberedelser inför en snöstorm samt ett vattenavbrott. Båda händelserna hanterades bra.

Utmaningar

Vi har genom vårt arbete hittills kunnat beskriva vårt kärnuppdrag och vad vi måste ha för att klara det. Frågan är dock hur länge vi ska klara en störning? Det utökade ansvaret för medborgare, trygghetspunkter osv. är ännu inte utrett hos oss.

Kommunens olika verksamheters beredskapsplaner behöver klicka i varandra. Hur kan vi mötas? I Vallentuna har vi precis fått en beredskapssamordnare, hon blir den som ska få ihop alla planer och visa på var det finns luckor.

Hur klickar våra planer med vår grossist/våra leverantörer? De kan ha egna prioriteringsordningar och här behöver vi skapa samsyn. I dagsläget har vi skrivit in i avtalet med vår stora grossist att vi ska samverka kring beredskapen och i kommande upphandlingar skriver vi in att vi vill se deras kontinuitetsplanering.