Nytt sätt att upphandla ökar andelen närproducerat

De skalade ner antalet produkter från 1500 till 350 och tillämpade open book-metoden. Det gjorde att mindre grossister svarade på upphandlingen.

– Tack vare det har det blivit lättare för oss att få in produkter från lokala leverantörer, säger Espen Rognstad, kostchef i Ödeshögs kommun, som bidragit till MATtankens nya Erfarenhetsbank.

Detta är en fördjupande artikel om en erfarenhet som delas i Erfarenhetsbanken.

När det var dags för de samarbetande kommunerna Ödeshög, Vadstena Boxholm och Ydre att göra en ny livsmedelsupphandling hade de ett tydligt mål – att kunna servera fler produkter från lokala och regionala leverantörer i de offentliga köken. För att lyckas med det krävdes ett annorlunda förfrågningsunderlag.

Hur gjorde ni?

– Vi skalade ner antalet produkter/rader i förfrågningsunderlaget från 1500 till de cirka 350 största produkterna. Vi skrev att vi önskade svenskt ursprung där det är möjligt. För produkter utöver de 350 största frågade vi efter ett omräkningstal, det vill säga en procentsats som grossisten lägger på leverantörens pris. Detta kallas också open book-förfarande.

Vad gav det för resultat?

– De stora grossisterna valde att inte svara på denna upphandling, så resultatet blev att vi kunde sluta avtal med en grossist baserad i närområdet. Grossisten är regionalt förankrad och har kunskap och befintliga kontakter med närområdets producenter. Tack vare det har det blivit lättare för oss att få in produkter från lokala leverantörer.

Det ger också möjligheter till ökad kunskap?

– Ja, våra kommuner arbetar sedan flera år med ett koncept som heter Food for Life. Inom konceptet är det centralt att ha kontakt med livsmedelsproducenter, för att få med kunskap om hur vår mat produceras samt att erbjuda möjlighet till studiebesök. Så har vi arbetat i flera år och med detta grossistavtal öppnas möjligheter för att ytterligare utveckla det arbetssättet.

Har det nya sättet att upphandla fått några andra positiva effekter?

– Det har lett till att en lokal leverantör som bland annat odlar gurka funderar på att skala upp sin verksamhet, nu när den grossist de vanligtvis levererar till även har kommuner som kunder. Vi kan också få del av den lokala leverantörens kunskap om sin verksamhet och odling. Att lokala livsmedelsproducenter växer är positivt för näringslivsutvecklingen i området och ger också en ökad krisberedskap. En annan effekt är att vi inte längre har några av grossistens "egna märkesvaror". Vår nya, mindre grossist har inga egna märkesvaror.

Ni är flera mindre kommuner som samverkat i upphandlingen, hur funkar det?

– Bra! Vi har alla en utgångspunkt i det politiskt beslutade Food for Life-konceptet som utgör grunden för denna upphandling, principerna för vilka råvaror vi önskar upphandla och vilka mervärden som vi vill kunna knyta an till de varor vi köper in.