Nytt sätt att upphandla ger lokalproducerat på tallriken

Verksamhetsövergripande • Östergötlands län

När prisförfrågan endast gällde de 350 största artiklarna kunde fler mindre grossister svara på upphandlingen. Det ledde till ett avtal med en lokal/regional grossist som har ett gott samarbete med lokala producenter.

Vårt mål

Vi önskade mer närproducerade råvaror och livsmedel på avtal, samt svenska råvaror i linje med Livsmedelsstrategin. Vi ville öppna för grossister i närområdet att kunna lämna anbud och vi önskade en tätare samverkan med grossisten.

Att upphandla och köpa närproducerade och svenska råvaror är politiskt beslutat i kommunen, liksom att arbeta med konceptet Food for Life. Genom att ha en grossist som kan leverera närproducerade varor kan vi samarbeta i frågor som rör till exempel besök på gårdar.

Så gjorde vi

Vi inventerade marknaden och bjöd in grossister till dialog inför arbetet med upphandlingen. Vi tog fram ett förfrågningsunderlag på de 350 största artiklarna. Mycket jobb lades på kravspecifikationer i riktning mot svenska råvaror. Vi tydliggjorde också vår önskan om att korta ner ledtiderna och kunna beställa fram till klockan 17 för att få leverans dagen efter. Alltså beställa dag 1 och leverans dag 2.

För övriga varor, utöver de 350 största artiklarna, bad vi om ett omräkningstal, att följa open book-principen. Vilket innebär att grossisten lämnar en procentsats och förbinder sig att tillhandahålla sitt inköpspris så att vi kan kontrollera att man följer lämnat uppräkningstal i sin prissättning.

Samarbeten

Vi samarbetade med de mindre kommuner som finns i en befintlig inköpssamverkan; Vadstena, Boxholm, och Ydre kommuner. Utifrån befintlig inköpsstatistik gick vi kostchefer igenom de mest köpta varorna och bearbetade förfrågningsunderlaget till upphandlingen. Inköpssamverkan i Motala kommun gjorde detta möjligt genom att utforma själva upphandlingen.

Resultat

Genom att minska ner antalet varor som vi frågade pris på (350 varor) ledde det till att fler mindre grossister hade möjlighet att svara.

Två stora grossister valde att inte svara på upphandlingen. Däremot svarade två mindre grossister.

Utfallet av upphandlingen blev en lokal/regional grossist med ett befintligt utbud av lokala råvaror och produkter och som har ett etablerat samarbete med lokala producenter. Det underlättar möjligheten att ta in nya produkter från mindre leverantörer på avtalet under avtalsperioden.

En bättre dialog och samarbete med grossisten har gjort det lättare att arbeta utifrån den regionala livsmedelsstrategin och de politiska besluten gällande inköp av närproducerade och svenska råvaror.

Vi har nu tillgång till många fler närproducenter men också en mycket nära relation till vår nya samarbetspartner/grossist. Som exempel kan ges att tack vare vårt samarbete så har vår grossist tagit in en lokal grönsakodlare i sitt sortiment och den odlaren har nu möjlighet att öka sin produktion på sikt.

Utmaningar

Ledande grossister på marknaden ifrågasatte vårt sätt att upphandla. Det ledde till att dessa grossister inte svarade.

Vi har under lång tid fört dialog med flera grossister för att öka förståelsen för varandras behov. Hur är det att sälja till en kommun, vilka krav ställs? Vår kommun har lärt sig mer om hur grossisternas verksamhet fungerar.

På grund av att vi valde att tänka nytt så visste vi att vi riskerade att inte få så många svar på vår upphandling och att det skulle kunna minska konkurrensen.

Vi förstod också att vi skulle kunna få en mindre rutinerad samarbetspartner när det gäller de krav på bland annat statistik som offentlig sektor kräver.

Våra tankar framåt

Vi tror att detta är rätt väg att gå och att vi behöver utmana både den norm som finns inom offentlig upphandling och även LOU för att nå våra mål med ökad andel närproducerat. Vi vill också fortsätta utveckla dialogen och samarbetet med grossistledet.