"Open book" ledde till ny grossist – och fler närproducenter

Kommunerna ville hitta ett nytt sätt att upphandla för att kunna köpa närproducerat via grossist. Genom upphandlingen vill kommunerna Vadstena, Boxholm, Ydre och Ödeshög också skapa goda möjligheter för elever att lära om svensk livsmedelsproduktion samt främja det lokala näringslivet.

Detta är en fördjupande artikel om en erfarenhet som delas i Erfarenhetsbanken.

– Vi kommuner kan genom våra upphandlingar vara en katalysator för att få igång affärer, vi kan vara en viktig faktor för lokal och regional näringslivsutveckling, säger Markus Gustafsson, kostchef i Vadstena och Boxholm.

När det var dags för en ny upphandling tog de fyra samarbetande kommunerna fram ett annorlunda förfrågningsunderlag. De drog ner antalet produkter från 1500 till 350 och tillämpade open book-metoden.

Alla fyra kommunerna arbetar med det politiskt beslutade konceptet Food for Life, som innebär att jobba med maten som pedagogiskt verktyg och lära barn om matens ursprung, odling och annan livsmedelsproduktion. Att ha nära till livsmedelsproducenter är centralt i konceptet, för att till exempel kunna göra studiebesök. Food for Life-konceptet är utgångspunkten för den här upphandlingen.

– Vi hade våra politiker bakom oss när vi började göra det här upphandlingsarbetet. Allt börjar med att man har politiker som är engagerade i frågan. Det är nyckeln, så att vi får rätt möjligheter att jobba, säger Markus Gustafsson.

Enklare för både kommun och producent

Resultatet av upphandlingen blev ett avtal med den regionala grossisten Mårdskog & Lindkvist som erbjuder livsmedel från lokala och regionala leverantörer i sitt sortiment.

– Innan köpte vi direkt från producenterna utifrån olika direktupphandlingar. Nu kan vi få det lokalproducerade vi önskar via vår nya grossist. Det innebär en smidigare administrativ process, men också färre transporter till kommunen när producenterna inte längre levererar själva till köken utan det kommer via grossisten. Vi ville förenkla både för våra producenter och för oss, säger Markus Gustafsson.

Lovisa Andersson, kostchef i Ydre kommun, är positiv till det utbud av närproducerat som grossisten erbjuder. Det stämmer väl in med det Food for Life-arbete som kommunen har och man har fått en god dialog. Lovisa berättar vidare:

– En annan skillnad med denna upphandling är att det egentligen inte är några varor som är utanför avtal, som vi behöver betala ett stort tillägg för. Nu har vi allt på avtal fast den del som är utanför de 350 ursprungligen upphandlade varorna betalar vi en mer rimlig procentsats för än tidigare, med den förra grossisten.

Från 130 närproducenter

Grossisten Mårdskog & Lindkvist har tidigare mest jobbat mot privata restauranger. Svenskt och närproducerat prioriteras i verksamheten och har blivit en konkurrensfördel.

– Vi började jobba med närproducerade produkter för 20 år sedan. Då var intresset ganska litet men nu har det växt. Vi är stolta över att vi har 130 närproducenter som vi köper från i dag, säger marknadschef Jan Jonsheim och fortsätter:

– Det är få tillfällen då det är en fördel att vara liten, men när man ska handla lokalt passar det bra. Våra etablerade affärskontakter med lokala producenter är till stor nytta för kommunerna som vill handla närproducerat.

Tidigare har företaget inte kunnat svara på offentliga upphandlingar. Ett hinder har varit om kommunen kräver fakturor och information i olika program och orderportaler, det blir för dyrt. Ett annat hinder har varit att se vilka produkter som uppfyller kraven i förfrågningsunderlagen men där kunde man nu köpa en tjänst som möjliggjort det.

– För oss finns många fördelar med att ha offentliga kunder. Det kompletterar vår verksamhet bra och jämnar ut arbetsfördelningen över dagen och också över året. Privata restauranger lägger ofta order sent på dagen och vill ha leverans tidigt nästa dag. Offentliga verksamhet går ner något över sommaren, medan privata restauranger ofta har som mest under sommarhalvåret, säger Jan Jonsheim.

Han tycker att den så kallade open book-metoden i upphandlingen fungerar bra och är ett transparent sätt att visa priser.

– Vi är nybörjare på det här med offentliga kunder men de fyra kommunerna har varit tålmodiga med oss, och detta är något som vi kommer jobba vidare med. Framför allt är det små kommuner som är intressanta för oss, där vi kan använda vår befintliga flotta av lastbilar, säger Jan Jonsheim.

Avtal med procenttillägg

Lars-Gunnar Svensson, upphandlingsjurist vid Inköpssamverkan i Motala kommun, som genomfört upphandlingen åt de fyra kommunerna, berättar att open book innebär ett procenttillägg på sortimentet utöver de 350 artiklarna i förfrågningsunderlaget. Ett uppräkningstal, det procentuella påslaget, som visar mellanskillnaden mellan grossistens inköpspris och beställarens pris.

– Uppräkningstalet ska vara fast under hela avtalsperioden. Beställaren har rätt att göra egna prisöverenskommelser med producenter som grossisten normalt använder och har även rätt att få del av inkomna fakturor från leverantör till grossist, för att kunna kontrollera att beställarens pris är uppräknat med korrekt faktor, säger han.

I utvärderingen av anbud togs hänsyn till pris i en traditionell anbudssvarsfil samt värdet av en fiktiv varukorg (övrigt sortiment) där varorna multiplicerades med grossistens uppräkningstal. Dessutom användes ett mervärdesavdrag för bland annat miljövänliga transporter.

Studiebesök och lärande

Anders Meijer på Adolfsnäs Handelsträdgård i Vadstena är en av de lokala livsmedelsproducenter som nu via Mårdskog & Lindkvist säljer bland annat gurka till kommunerna och som är beredd att välkomna elever till sina odlingar.

– Vi kan absolut ta emot studiebesök här, för att sprida kunskap om hur det är att odla i växthus, säger han.

Anders Meijer ser ett ökat intresse för närproducerat bland yngre personer, vilket känns positivt.

– Det sporrar mig inför framtiden, det är roligt och viktigt att de unga är engagerade. Att det finns odling ”under glas” kvar i Sverige är viktigt ur flera synvinklar, dels med tanke på arbetstillfällen på landsbygden, dels för att vi ska ha kvar en inhemsk produktion så det inte bara blir import och dels för att utifrån krisberedskapsfrågan ha odling kvar i Sverige, säger han.

Möjlig uppskalning på sikt

För Adolfsnäs handelsträdgård är det viktigt att långt i förväg veta om kundernas efterfrågan och önskemål, så att de odlar rätt saker.

– Vi kan komplettera vårt odlingsutbud med sådant som grossistens kunder önskar, exempelvis kommunerna i närområdet. Men det behövs långsiktiga avtal för att våga ställa om. Det finns ett frö här att utveckla, men vi ska få ihop logistiken och planera odlingen så att det fungerar för oss, för de kommunala verksamheterna och för grossisten, säger Anders Meijer.

Ta tillbaka makten

När den nya upphandlingen gjordes fick de fyra samarbetande kommunerna några kommentarer om att detta sätt att upphandla gick emot normen.

– Men vem i kedjan har satt normen kring vad det är som är normalt i en offentlig upphandling av livsmedel? Jag tycker att vi köpare ska ta tillbaka makten. Det går att nå de mindre grossisterna och de närproducerande företagen, men man får vara lite påhittig och våga göra lite annorlunda, säger Markus Gustafsson och tillägger:

– Med denna upphandling har vi fått en grossist som också är en samarbetspartner på ett helt annat sätt än vad vi upplevt tidigare. Denna typ av upphandling ger också en ökad transparens. Vi vill känna att vi har kontroll och gör en bra affär men vi är också måna om att vår nya grossist upplever att de gör en bra affär, så det blir en långsiktighet i vårt samarbete.